在出口退税审核中，“函调”是一个常常让企业感到紧张的字眼。这不，今天就有人慌慌张张打电话来求助，说收到函调通知，问怎么办？
收到函调意味着什么？哪些情况容易触发函调？收到后应该如何处理？这里为您系统梳理函调易触发情形与应对策略，助您在合规经营的道路上少走弯路。
一、什么是函调？
根据最新的《国家税务总局关于发布的公告》（国家税务总局公告2026年第5号）第五十三条规定，主管税务机关需要对纳税人申报的出口退(免)税相关购进业务进行核实的，可以向购进业务涉及的供货企业主管税务机关发函调查；供货企业主管税务机关可以根据需要向供货企业的上游企业主管税务机关发函调查。该办法自2026年1月1日起施行，是目前函调制度最新的核心法律依据。
这里用通俗的话来说，就是申报退税企业所在地的税务机关，在认为需要核实该出口退税的购进业务，而向申报退税企业的供应商主管税务机关发函。而供应商主管税务机关觉得有需要，还可以向供应商的上游企业主管税务机关继续发函调查，直至该笔退税业务的真实性得到核实。
此外，在税务稽查领域，税务机关还可依据《税收违法案件发票协查管理办法（试行）》（税总发〔2013〕66号），向上下游企业发函核实交易情况，调取法人、股东个人账户流水等，这是税务机关查处发票违法案件的重要手段。
二、哪些情况容易触发函调？
触发函调的情形主要分为两大类：一是供货企业层面的量化风险指标触发；二是审核过程中发现的疑点无法排除。
（一）量化风险指标触发
根据现行规定，符合以下六项条件之一的企业，属于“建议发函调查的对象”：
1. 长期大额采购同一供货商
从同一供货企业购进商品，连续6个月累计申报退税额超过50万元，且同时满足以下三个条件：出口企业为一般风险出口企业；供货企业一般风险级别为二级以上；出口商品一般风险级别为三级以上。
2. 新增供货商大额交易
从新增供货企业购进一般风险商品，自首次申报之日起连续6个月内，累计申报退税额超过50万元。
3. 退税额异常激增
出口一般风险商品，本月申报的退税额超过50万元，且环比增幅超过100%。
4. 跨商品大类采购
跨商品大类出口一般风险商品，连续6个月累计申报退税额达到50万元以上的出口企业，从同一供货企业购进一般风险商品累计退税额超过10万元。
5. 外贸综合服务企业代办退税
外贸综合服务企业申报代办退税的，委托其代办退税的生产企业出口商品跨大类的。
6. 税务总局规定的其他情形
（二）审核疑点无法排除
除上述量化指标外，税务机关在审核出口退税时，若发现以下情形，在采取案头分析、评估、税务约谈、实地核查等方式后仍不能排除疑点的，同样可以向复函地税务机关发函调查：
值得注意的是，函调并非仅针对“问题企业”。在正常情况下，一个出口企业每年可能面临一次常规函调，若税务机关认为风险较高，也可能多次函调。实务中，出口企业管理类别非四类企业，同样可能因上述情形被函调。
三、收到函调后应该怎么处理？
收到函调通知后，企业应从以下几个层面系统应对：
（一）及时响应，明确要求
收到函调通知后，企业应立即联系主管税务机关，明确需提供的资料清单，切勿拖延。不配合调查可能导致退税延迟甚至行政处罚。
（二）出口企业需准备的核心材料
出口企业通常需提供以下材料以证明业务真实性：
（三）供货企业需准备的核心材料
供货企业在接到所在地税务机关核查通知后，通常需提供以下材料：
（四）配合实地核查，如实反映情况
供货企业所在地税务机关收到函调后，可能进行实地核查，核实业务是否真实发生、是否如实纳税。企业应如实回答税务机关询问，不隐瞒、不虚报。对不确定的事项应明确说明，核实后补充答复。
（五）了解复函结果及其影响
复函地税务机关核查后，可能作出以下四类复函，对应不同的处理结果：
复函类型
处理结果
正常业务
综合其他核查情况，可以按照规定办理出口退（免）税
经核查尚未处理完毕
暂不办理出口退（免）税，待再次复函后处理
存在不予退(免)税的情形
未办理的不得办理；已办理的追回税款；适用增值税征税政策的视同内销征税；涉嫌骗税的依法处理
暂缓办理退(免)税
暂不办理或暂扣应退税款，待排除疑点后处理
其中，“存在不予退(免)税的情形”风险最高。一旦收到此类复函，企业不仅面临退税损失，还可能被要求视同内销补缴增值税及附加税费。以2025年9月的一起案例为例，某出口企业因上游供货企业函调复函为“存在不予退(免)税发票”，被认定出口业务不适用退(免)税政策，要求10日内补缴增值税及附加税费。这一案例充分说明，上游供应链环节出现问题，风险可能向下游外贸企业传导。
（六）函调异常的补救措施
若函调结果异常，企业应采取以下补救措施：
补充证明材料：若存在交易真实性存疑（如货物流、资金流、发票流不一致），需补充采购合同、物流运输凭证、银行收付款回单、仓储证明等；整理缺失单证：若存在单证材料不完整，需重新整理，确保所有资料与申报数据一致，必要时联系供应商或货代补充原件；提供交易背景说明：若存在税务机关信息比对不符（如进项发票销方被列为风险企业），需提供与销方的交易背景说明、销方税务登记证明，或要求销方配合其主管税务机关出具合规证明。
风险提示：函调异常若处理不当，可能引发两类法律风险：一是退税申请被驳回的经济损失风险；二是被认定为“骗取出口退税”的行政或刑事风险。切勿伪造虚假材料应对函调，否则将面临更严重的法律后果。
四、日常合规建议：防患于未然
降低被函调概率的根本之道在于日常合规管理，建议企业从以下方面着手：
1. 审慎选择供货商
优先选择纳税信用A级、生产能力真实、配合度高的供应商。避免与纳税信用等级低、被列为非正常户、走逃失联企业或有历史稽查记录的企业合作。
2. 确保“四流合一”
建立完善的备案单证管理制度，确保合同流、发票流、资金流、货物流“四流合一”。保留采购链条的完整证据，包括购销合同、运输单据、付款凭证等。
3. 规范出口单证档案管理
日常做好出口货物备案单证、收汇材料的整理归档，争取在税务机关案头分析时已能充分证实业务真实性。
4. 对高风险业务提前准备说明材料
对于出口敏感商品、退税额突增、跨大类采购等高风险业务，提前准备产能说明、订单合同等佐证材料，主动向税务机关披露背景信息。
5. 保持与税务机关的良性沟通
定期登录电子税务局查看审核状态，了解属地执行口径，对系统提示的疑点及时响应处理。
结语
函调是税务机关防范骗税的常规监管手段，本身并不可怕。只要企业经营合规、交易真实、资料完整，函调通常不会影响最终的退税结果，只是退税时间可能有所延长。
真正的风险在于：日常管理松懈、资料缺失，或者上游供货企业存在问题而企业不知情。在“以数治税”监管日益深化的2026年，合规经营是最好的风险防范，规范管理是最有效的应对之道。 企业应以此为鉴，健全内控、规范经营，方能在日益严格的税收监管环境中行稳致远。
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